به طور کلی خرید دستگاه حضور و غیاب برای مدیران صرفه اقتصادی بسیاری دارد زیرا این سیستم با کنترل دقیق ورود و خروج درصد خطای محاسبات حقوق در پایان ماه را به صفر رسانده و با توجه به میزان کارکرد پرسنل مدیران می توانند آمار کاملی از مدت زمان کسر کار یا اضافه کار پرسنل خود را داشته باشند. از جمله مواردی که مدیران را به خرید دستگاه حضور و غیاب ترقیب می کند عبارتند از:

• کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل
• عدم دخالت افراد غیر مسئول
• کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار
• برگشت هزینه دستگاه پس از صدو بیست روز (با 10 نفر پرسنل)
• برگشت هزینه دستگاه پس از بیست و سه روز (با 50 نفر پرسنل)
• سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
• نگهداری آرشیو کاملی از ورو و خروج پرسنل

سیستم حضور و غیاب یا ساعت حضور و غیاب دستگاهی است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار میرود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند. پیش از ساخت دستگاههای حضورو غیاب ورود و خروجها در دفتر حضور و غیاب ثبت میشدند و هر شخص هنگام ورود و یا خروج دفتر حضور و غیاب را امضا کرده و از روی این یادداشتها ورود و خروج افراد محاسبه میشدند.
دستگاه حضور و غیاب که در چند مدل حضورو غیاب کارتی، حضور و غیاب انگشتی ، حضور و غیاب دوربین دارو حضور وغیاب تشخیص چهره می باشد.جهت کنترل ورود و خروج پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد و به مدیران کمک می کند تا کلیه زمانهای ورود، خروج، ماموریت، مرخصی، اضافه کار، کسر کار را کنترل کرده ودر پایان هر ماه گزارش کاملی از وقایع طول ماه برای هر پرسنل به صورت مجزا و یا کلی در اختیار داشته باشند.

اولین دستگاه حضور وغیاب شامل دستگاههای حضور وغیاب پانچی بودند که با ثبت تاریخ و ساعت ورود هر شخص بر روی یک کارت مخصوص که شامل جدول ایام هفته بود ساعت تردد را مشخص میکردند در پایان هر ماه اپراتور موظف بود با جمع بندی ساعتهای ورود و خروج از روی این کارتها کارکرد افراد را محاسبه نماید که کاری بس زمانبر و مشکل بود.

بعد از دستگاههای حضورو غیاب پانچی اولین دستگاه حضور وغیاب کامپیوتری به بازار عرضه شدند. که شامل دستگاهی بود که پس از کشیدن کارت بارکدی به آن ورود و خروجها در حافظه سیستم ذخیره میشدند و پس از تخلیه اطلاعات به کامپیوتر توسط نرم افزار مخصوص حضور و غیاب پردازش میشدند. در آغاز ساخت این سیستم ها برنامه ها تحت Dos طراحی شده بودند و انعطاف کمی را داشتند. اما امروزه نرم افزار دستگاه حضورو غیاب اغلب تحت ویندوز طراحی میشوند و اطلاعات بسیاری را از این ورود و خروجها در اختیار مدیران قرار میدهند. در این سیستم ها (کارتی) به هر یک از پرسنل کارتی اختصاص داده میشد که بارکد ثبت شده روی آن شماره منحصر به فردی را به فرد اختصاص میداد. و از روی همین شماره که اصطلاحا شماره کارت یا شماره تردد نامیده میشود اطلاعات ورود و خروج افرد از هم تفکیک میشد.
دستگاه حضوروغیاب کارتی در انواع مختلف طراحی شدند مانند:
ساعت های بارکدی حضور و غیاب (با کشیدن کارت بارکد به ریدر ساعت وود و خروج ثبت میشود)
ساعت های کارتی حضور و غیاب بدون تماس (با گرفتن کارت بدون تماس در فاصله حداکثر 10 سانتی متریکارتخوان دستگاه ساعت تردد فرد ثبت میشود)
ساعت های حضور و غیاب کارتی مغناطیسی ( با کشیدن کارت به کارتخوان مغناطیسی دستگاه ساعت ثبت می شود)
ساعت های حضورو غیاب بدون تماس با تگ (تگ یه قطعه مانند جا سوئیچی و یا هر شی دیگری که در داخل آن یک مدار بدون تماس جا سازی شده میباشد که همانند کارت بدون تماس با گرفتن آن مقابل دستگاه ورود و روج فرد ثبت میشود مقاومت آنها معمولا بسیار بیشتر از کارتها میباشد.)

با پیشرفت تکنولوژی و افزایش کارایی سیستم های بایو متریک سنسورهای تشخیص اثرانگشت در میان ساعت های حضورو غیاب جایگاه بسیار والایی را یافتند. زیرا امنیت بالاتر و اطمینان بیشتری را برای مدیران فراهم میکردند.
انواع دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی:
دستگاه حضور و غیاب فقط اثرانگشتی: با قرار دادن انگشت بر روی سنسور تشخیص اثرانگشت دستگاه حضور و غیاب و مقایسه آن با نمونه ثبت شده از قبل در سیستم ساعت ورود و خروج ثبت میشود.
دستگاه حضور و غیاب کد و اثرانگشت: در این دستگاه حضور و غیاب پس از وارد کردن کد پرسنلی از روی کیبورد دستگاه انگشت را بر روی سنسور قرار داده تا در صورت تطابق با نمونه موجود قبلی از آن شماره کد ساعت تردد ثبت شود. سرعت تشخیص در این حالت از نوع فقط اثرانگشتی بالاتر است. حداکثر یک ثانیه

دستگاه حضورو غیاب دوربین دار در واقع شامل همان دستگاه حضور و غیاب کارتی هستند که به یک دوربین متصل شده اند به محض کارت زنی هر فرد تصویری از آن شخص گرفته شده و در حافظه سیستم نگهداری میشود تا هیچ کس به جای شخص دیگری کارت نزند.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره یکی از جدید ترین تکنولوژی های روز دنیا می باشد که مبتنی بر سیستم بیومتریک است و برای برخی از سازمان ها، ارگانها و بیماستان ها ومحیط های نظامی خاص و... مورد استفاده قرار می گیردد.ستگاه حضوروغیاب تشخیص چهره دقیقا هماننددستگاه حضور و غیاب اثر انگشت می باشد اماتشخیص چهره با تکنولوژی نمونه برداری چند نقطه از صورت این تشخیص را انجام می دهد در صورتی که دستگاه حضورو غیاب اثر انگشت این نمونه برداری را از شکل های هندسی اثر انگشت انجام می داد. دستگاه حضوروغیاب تشخیص چهره با استفاده از دو دوربین بسیار قوی پرسنل را شنایی کرده و حتی قادر است چهره را از فاصله 60سانتیمتری تشخیص دهد و همان طور که دستگاه های حضوروغیاب پانچی بعد ازمدتی حذف و دستگاه های حضور و غیاب بار کد روی کار آمد و سپس بارکد حذف و دستگاه حضور و غیاب کارتی بدون تماس مورد استفاده قرار گرفت اینک نوبت به آن رسیده که اثر انگشت کنار رفته و این تکنولوزی کارا یعنی حضوروغیاب تشخیص چهره جایگزین تکنولوژی اثر انگشت گردد.
با پیشرفت تکنولوژی و نیز افزایش تعداد پرسنل در سازمانها و ادارات و احساس نیاز به برقراری نظم و کنترل ورود و خروج پرسنل ضرورت استفاده از این سیستم ها آشکار گردید و هم اکنون بسیاری از شرکتها و صنایع نیز جهت ثبت تردد پرسنل و ایجاد نظم و کارایی بیشتر سازمان خود از این دستگاهها استفاده نموده و ضمن جلوگیری از ضرر و زیان های ناشی از تاخیر پرسنل، دقت و سرعت در محاسبات حقوق و دستمزد را نیز افزایش داده اند.
در این سیستم اکثر کارها به صورت خودکار توسط کامپیوتر انجام می شود. در نتیجه امکان بروز خطا به میزان زیادی کاهش یافته و سرعت عمل نیر بالا می رود

سیستم حضور و غیاب این امکان را برای مدیران فراهم می کند که در هر زمان با دسترسی به اطلاعات ورود و خروج افراد در بخشهای مختلف سازمان از حضور پرسنل و همچنین چگونگی رفت و آمد ایشان اطلاع حاصل نمایند.این سیستم با توجه به دارا بودن قابلیت محاسبه مرخصی و ماموریت پرسنل بر اساس شیفتهای مختلف کاری از محاسبات دستی جلوگیری کرده و این توانایی را دارد که علاوه بر ارائه میزان کسر کار، غیبت، تاخیر، اضافه کار و مرخصی، با انواع سیستم های حقوق و دستمزد نیز مرتبط گردد
در سیستم حضور و غیاب، ساعات کاری پرسنل اعم از ساعتی و استخدامی به صورت فایل ساعت یا کارکرد ماهانه به سیستم وارد می شود. کلیه محاسبات و پردازشها توسط کامپیوتر انجام شد ه و نتایج در قالب گزارشاتی گویا به کاربر ارائه می شود.این دستگاه های حضور و غیاب در انواع مختلفی به بازار ارائه میگردد که با توجه به نوع فعالیت کاری سازمانها و ادارات، تعداد پرسنل و مقدار بودجه در نظر گرفته شده، انتخاب میگردد که انواع آن عبارتند از :
دستگاه حضور و غیاب بارکدی :این دستگاه ساده ترین مدل از دستگاههای حضور و غیاب می باشد وجهت مراکزی که تعداد پرسنل کمی دارند مورد استفاده قرار می گیرد. در این دستگاه، حضور و غیاب توسط یک عدد کارت بارکدی ثبت می گردد.
دستگاه حضور و غیاب بدون تماس :نحوه عملکرد این دستگاه به اینصورت است که کارت بدون تماس به فاصله 5 سانتی متری دستگاه قرار می گیرد و نیازی به کشیدن کارت در محفظه کارتخوان نیست.
دستگاه حضور و غیاب مایفر :عملکرد این دستگاه همانند دستگاه بدون تماس میباشد با این تفاوت که کارتهای این نوع دستگاه ها از نوع هوشمند حافظه دار می باشد.
دستگاه حضور و غیاب دوربین دار :این دستگاه همانند دستگاه بارکدی می باشد با این تفاوت که یک عدد دوربین داخلی بسیار ریز در صفحه نمایش آن کار گذاشته شده که از پرسنل در زمان زدن کارت عکس گرفته تا از تخلفات احتمالی پرسنلی که به جای یکدیگر کارت می زنند جلوگیری بعمل آید.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی : این دستگاه دارای سه عملکرد کارتی بارکدی، اثر انگشتی، کارت و اثر انگشت توام می باشد. این سیستم دارای یک عدد سنسور اثر انگشت نوری ضد خش و ضد تقلب می باشد که برای هر شخص شماره کارت توسط اثر انگشت آن فرد به دستگاه معرفی می گردد و از تخلفات احتمالی جلوگیری می کند. این سیستم جهت مراکزی که دارای تعداد پرسنل بالایی دارند و کنترل به وسیله عکس کار مشکلی می باشد کاربرد بسیاری دارد.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی دوربین دار :این دستگاه تلفیقی از دستگاه اثر انگشتی و دوربین دار می باشد و برای مراکزی که حضور و غیاب پرسنل از اهمیت بالایی برخوردار است مورد استفاده قرار می گیرد.